In conversatie: het mechanisme van vertrouwen in werking zetten

Een simpele manier om vertrouwen te beginnen bouwen in de conversaties die je hebt met anderen.

Het leek me een goed idee, tools uit Conversational Intelligence® gebruiken tijdens de kick-off van een project. Conversational Intelligence gaat over het creëren van vertrouwen in de conversaties die je hebt. Het gaat niet alleen over hoe het mechanisme van vertrouwen werkt, het gaat vooral over hoe jij jezelf als instrument kan inzetten om vertrouwen te creëren en het ook op te merken wanneer dat vertrouwen er niet is. (‘Om dan niet te doen alsof het er wel is’ denk ik hier met een lichte wrevel vanuit mijn eigen ervaringen in een professionele setting).

Het kwam zo

Een collega vertelde me over een project waar ze mee bezig is. Ze vroeg aan mij of Conversational Intelligence ingezet zou kunnen worden. Ze wilde opdrachten op de meest effectieve manier opstarten en daardoor de kans op slagen doen toenemen. Het betrof Risk Management voor een bepaald proces, end-to-end. Opdrachten waarbij verschillende afdelingen met elkaar zouden moeten samenwerken om de risico’s in kaart te brengen en te mitigeren. Niet eenvoudig want niemand houdt ervan de zwarte piet te zijn, het verschil in status tussen afdelingen is groot en het risico op onderlinge wrijving of conflict is reëel.

Voor mij was dit de perfecte gelegenheid om Conversational Intelligence toe te passen en het mijn collega te laten ervaren. Ik zeg dus onmiddellijk “OK, laten we beginnen met een tool uit Conversational Intelligence die gemakkelijk toe te passen is: Wat is Risk Management hier precies?”. Mijn collega begint haar verhaal maar ze antwoordt eigenlijk niet op de vraag. Ik vraag nog eens door ook al voelt het inmiddels wat raar. Er speelt iets anders! Ik weet dat zij heel goed weet wat Risk Management is. Zij weet ook dat ik er wel wat kaas van gegeten heb. En dat is precies de clou!

We zetten ons gesprek even stop en gaan samen in op wat er werkelijk speelt. Het blijkt dat mijn collega’s eerste gedachte bij mijn vraag was: Denkt ze nu dat ik dom ben? En wanneer ze dat zegt denk ik onmiddelijk: Wat dom van mij! In mijn enthousiasme om een tool van Conversational Intelligence toe te passen, namelijk dubbelklikken, heb ik de allereerste stap van een goed gesprek overgeslagen: transparant zijn.

Het belangrijkste: transparantie

Vertrouwen in het Engels is het woord TRUST. Die eerste T van trust staat voor TRANSPARANTIE. Had ik mijn vraag beter ingeleid, uitgelegd wat ik ging doen en dat gelinkt aan mijn collega’s doelstelling voor een efficiënte start van haar opdrachten dan had ze met plezier uitgelegd wat Risk Management in deze precies betekent. Dan hadden we kunnen ervaren dat zo’n discussie over wat een woord precies betekent heel relevant is om iedereen op één lijn te krijgen en vanuit eenzelfde startpunt te vertrekken. Bovendien brengt het onmiddellijk inzicht in de verscheidenheid van betekenissen die aan een woord gehecht worden.

silhouettes of 4 persons talking to each other

Natuurlijk is het uitpakken van woorden en begrippen een heel effectieve tool in Conversational Intelligence. Dit uitpakken wordt ook wel dubbelklikken genoemd. Het komt van dubbelklikken zoals je op een  folder op je computer klikt waardoor de inhoud zichtbaar wordt en waarop je dan vaak nog eens kan doorklikken. Heel concreet vraag je dan bijvoorbeeld: Wat bedoel je precies met …? Wat zijn jouw vooronderstellingen wat .. betreft? Welke zijn jouw bezorgdheden?

Kortom, je gaat op zoek naar wat je niet of niet zeker weet om te begrijpen hoe de ander het onderwerp van gesprek ziet. Je luistert meer, stelt open vragen, wilt begrijpen en je bent aandachtig aanwezig.

Omdat we allemaal verschillende achtergronden en onze eigen ervaringen hebben zijn de associaties die we automatisch bij woorden maken heel gevarieerd. Door tijdens gesprekken te dubbelklikken op woorden zorg je voor veel meer duidelijkheid en begrip en voorkom je misverstanden. De interesse die je toont, het aandachtig luisteren, het willen begrijpen en het delen van informatie met elkaar zijn allemaal ingrediënten die vertrouwen in de hand werken.

Woorden uitpakken oftewel ‘dubbelklikken’ zet het mechanisme van vertrouwen in werking

Dubbelklikken dus, technisch helemaal niet zo moeilijk. Probeer het eens en kijk wat het doet met je gesprekspartner en met je zelf. Hoe is het gesprek anders wanneer je minder vanuit vooronderstellingen vertrekt?

Ik ben heel benieuwd! Deel je ervaringen in de comments hieronder.

Waar begin je als je stress hebt

De meeste mensen weten wel wat je bedoelt wanneer je het over stress hebt. Tegelijkertijd is stress ook een hele individuele belevenis. Waar jij stress van krijgt deert mij wellicht niet en andersom. Stress uit zich ook op vele verschillende manieren. Oplossingen om met stress om te gaan en stress te verminderen beginnen dan ook met zelfonderzoek. Een aantal handvaten.

Jaren geleden stapte ik op een vrijdagnamiddag naar huis vanaf het station in Antwerpen-Berchem. Het was mooi weer. Mijn laptop hing in de tas aan mijn schouder. Het weekend stond voor de deur. Beter kon niet toch?

Plots realiseerde ik me dat ik aan het trillen was. Mijn kaken deden pijn van een hele week gespannen staan. Mijn hoofd draaide nog op 100.000 toeren om alles wat ik nog moest doen, nog niet gedaan had, nog wilde doen, had moeten doen, al gedaan had en nog te doen zou krijgen op een rijtje te krijgen. Een driedubbele rij waarschijnlijk want de lijst was veel te lang. Ik realiseerde me dat ik stress had. Een beetje boven het niveau dat ik zelf nog normaal vond. Eigenlijk was het de eerste keer dat ik zelfs maar door had dat ik stress had.

En niet zo’n beetje stress dus. Elk-weekend-koppijn stress. Te veel om gezond te zijn. Maar wat doe je er aan? Ik wist het niet. En ik kon niet stoppen met mijn job niet goed te doen. En ik kon niet stoppen met mijn best doen. En mijn job, waar ik echt wel veel plezier in had, laten gaan vond ik ook geen optie. Hoe ik het opgelost heb weet ik zelfs niet meer. Beetje doorzetten waarschijnlijk.

Dat mensen ziek worden van stress kan ik goed begrijpen. Jaren later ben ik zelf ook één dag thuis gebleven omdat ik ziek was van de stress. Dat was het moment dat een beetje doorzetten niet meer ging. Gelukkig was het ook geen burn-out. En gelukkig ook had ik inmiddels wel al wat stappen genomen om meer inzicht te krijgen in mijn ‘obsessieve’ gewerk. Ik kon de lat al wat lager leggen. Ik durfde te vragen om mijn werk deels te herschikken en duidelijker te prioritiseren. Oncomfortabel ja. Nodig ja. Beter ja.

Stress heeft vele facetten. Sommige zijn puur praktisch. Een workload kan gewoon te veel zijn. En het is niet altijd mogelijk om binnen een half uur van Brussel naar Leuven te rijden of van Amsterdam naar Utrecht.
En andere facetten dan weer hebben te maken met hoe je er zelf naar kijkt.
– Moet het perfect, mag het perfect, het hoeft niet perfect. Waar ligt eigenlijk de lat?
– Ik moet het doen, ik kan het doen, iemand anders zou het kunnen doen.
– Altijd ja zeggen, waar nodig nee zeggen.

Klinkt allemaal gemakkelijk maar het vergt wel wat moed en eerlijk naar jezelf kijken om inzichten te verwerven. En het vergt nog meer inzet om daadwerkelijk verandering neer te zetten. Het is een proces dat niet op een paar dagen geklaard is. Is het de moeite waard? Jazeker!

Hoe misverstanden zomaar uit de lucht komen vallen

De oorzaak van veel misverstanden uitgelegd

In bedrijven wordt het vaak een F2F (face to face) genoemd , een tête-à-tête oftewel een gesprek onder vier ogen. Zoals we er zo vaak hebben. Heb je er wel eens bij stilgestaan dat zo’n gesprek eigenlijk in 4 richtingen gaat?

Jij spreekt met de ander >

de ander spreekt met jou <

en de ander ‘spreekt’ met zichzelf ^.

Maar ook ‘spreek’ je met jezelf v

Er is een continue wisselwerking tussen wat er buiten ons gebeurt en wat er binnenin ons gebeurt. Elke 12 seconden en waarschijnlijk zelfs vaker keren we tijdens een gesprek even naar binnen om te zien wat daar gebeurt.

Enkele voorbeelden van wat dat zou kunnen zijn:
– Je gesprekspartner zegt iets dat je er aan doet denken dat je nog iets helemaal anders moet doen: je maakt een mentale notitie.
– Je gesprekspartner zegt iets waar je het helemaal niet mee eens bent: Je voelt misschien je hartslag versnellen en begint je argumenten in je hoofd al op een rijtje te zetten terwijl je hem verder laat uitspreken.
– Je gesprekspartner brengt je op een idee. Heel eventjes begin je dit idee in je hoofd al verder te volgen voordat je weer teruggeroepen wordt (al dan niet door je gesprekspartner) naar het gaande gesprek.

En al die tijd dat we intern aan het checken, voelen en argumenteren zijn luisteren we niet naar de ander. Logisch dus dat er gemakkelijk misverstanden ontstaan!

Het perfecte ontwerp

Beeld je in

We komen allemaal in dit leven met het perfecte ontwerp, een blauwdruk

Een plan voor wat we kunnen worden

En de maatschappij waarin we leven, heeft deze blauwdruk doen vervagen

Door alle regeltjes en door onze normen, en ook omdat we erbij willen horen

Maar het plan is er nog altijd!

Op de achtergrond, aan het wachten om opgemerkt te worden

Het wacht op jou om het op te pakken en af te stoffen

Het vraagt: wat inspireert jou?

Het vraagt: wat wil jij inspireren in anderen?

IMAGINE

We all come into this life with a blueprint

A plan of what we can become

And society as we live it faded this blueprint out a bit, or a lot

By our rules and norms and equally by our own need to fit in

But the plan is still there!

Lingering, waiting to be noticed

Waiting for you to pick it up and dust it off.

Asking what inspires you?

Asking what do you want to inspire in others?

Een moeilijk gesprek toch voeren

Find hints and tips to approach a difficult conversation.

Je wilt of moet een moeilijk gesprek voeren en je ziet er tegenop, stelt het uit, je doet het gewoon niet, je tolereert de frustrerende situatie, je moppert in jezelf. Enfin, je kent het wel.

Voorbeeldsituatie: Een collega op het werk stopt maar niet met klagen. Je ergert je elke dag weer maar je gaat het gesprek hierover niet aan.

We hebben het allemaal al wel eens meegemaakt.

Voorbeeldsituatie: Een collega op het werk stopt maar niet met klagen. Je ergert je elke dag weer maar je gaat het gesprek hierover niet aan.

Het is voor veel mensen niet zo gemakkelijk om een gesprek te beginnen met iemand wanneer de boodschap die je wilt brengen bijna zeker niet verwacht of niet welkom is. Er zijn allerlei redenen waarom we zo’n gesprek vermijden en de redenen ervoor kunnen voor ieder van ons zeer verschillen. We zijn bijvoorbeeld bang dat er conflict komt, dat de relatie verstoort raakt, dat de ander ons niet goed vindt, dat we de ander zullen kwetsen, dat de harmonie verloren gaat. We kunnen het verloop en het resultaat van het gesprek niet overzien en dat is spannend.

Hoe kun je een moeilijk gesprek toch voeren?

Je vindt hieronder enkele tips die je kunnen helpen om toch met vertrouwen aan een moeilijk gesprek te beginnen.

Het belangrijkste wat je kunt doen wanneer je een moeilijk gesprek moet of wilt voeren is het gesprek voorbereiden. Een goed begin is immers het halve werk.

Bij de voorbereiding hoort onder andere het nadenken over de manier waarop je het gespreksonderwerp wilt introduceren. Je wilt open zijn en duidelijk, niet oordelend maar op zoek naar een verbetering in de relatie. Je wilt zeker niet onmiddellijk de kat in de gordijnen jagen. Transparantie is de eerste stap aan het begin van het gesprek.

Maar voordat je zelfs maar begint aan het nadenken over de opening van het gesprek doen we nog een stapje terug. Het is handig om een perspectief te hebben op de relatie met degene met wie je het gesprek zal voeren. Stel jezelf de volgende vragen:

Op een schaal van 1 tot 10, waar staat de relatie nu?

Hoe zou een 10 er uit zien? Voor jezef. Maar denk ook na over hoe het er voor de ander uit zou zien.

Wat kan jij geven om tot die 10 (of tot waar je wilt) te geraken?

Wat heb jij nodig van de ander om tot die 10 (of waar je wilt) te geraken?

En ook weer andersom: Wat kan de ander geven en wat heeft de ander nodig?

Uit bovenstaande vragen blijkt al dat de basishouding niet beschuldigend is naar de ander toe. Zo verhoog je aanzienlijk de kans dat je gespreks-partner niet volledig in de verdediging gaat en de manoeuvreerruimte nihil maakt.

Tot slot, maak afspraken. Om te voorkomen dat er opnieuw irritaties ontstaan kan je met elkaar ook afspraken maken over de manier waarop je elkaar aanspreekt wanneer de gemaakte afspraken niet nagekomen worden of frustraties weer de kop op steken.

Bereid ook vragen voor die je zou kunnen stellen. Je hoeft niet zelf onmiddellijk met dé oplossing te komen. Je kan ook samen zoeken naar een oplossing die voor beide aanvaardbaar is en die jullie relatie naar een nieuw niveau tilt.

Succes!

Doet verandering leven?

Men zegt dat verandering van spijs doet eten. Hier wordt de vraag gesteld of verandering van werk doet leven. Een aantal gerichte vragen worden gepresenteerd om hierover na te denken.

Tijd om eens stil te staan. Doet verandering leven?

Opeens ben je 45 jaar en besef je dat je nog 20+ jaar  moet werken tot je pensioen. Brrrrrr. Of misschien denk je wel: de tijd is te kort!

Bij loopbaancoaching komen we vaak de ‘Brrrrr’ categorie tegen. Brrrr, hoe ga ik het hier nog 20 jaar volhouden?! Er kan van alles zijn dat de brrrrr-reactie veroorzaakt. 

Een job die eigenlijk niet zo goed bij je past maar die wel gemakkelijk is met alle andere bezigheden en verantwoordelijkheden die je hebt.

Man, head in hands, behind a desk.

Een job die wel bij je past maar een werkgever die niet bij je past of niet meer bij je past.

Een job die niet meer bij je past bij een werkgever die niet meer bij je past. Dat is pas BRRRRRR!

Misschien heb je zelfs het gevoel dat jij gewoon niet meer goed past. Wie ben je eigenlijk en wat wil je nog in die komende 20+ jaar?

Wie ben je eigenlijk en wat wil je nog in je leven?

Wat vroeger prima was, is het nu misschien niet meer. En wat vroeger niet mocht of kon, bijvoorbeeld je dromen najagen, je talenten verder exploreren, kan misschien nu wel.

En mag je het ook?

Want dan zijn er natuurlijk ook de stemmetjes, van anderen of van jezelf:

Waar heb je het eigenlijk over, zou je niet blij zijn dat je een job hebt?

Wie weet waar je terechtkomt als je nu nog zou veranderen?

Je hebt het toch goed? Waarom zou je veranderen?

Misschien toch liever geen risico.

Het gras is altijd groener..

Welke stemmetjes overheersen?

En zo is het heel gemakkelijk om het leven gewoon verder te laten kabbelen. Weg te zakken in het comfort dat misschien niet zo héél comfortabel is.

Green grass and a few fine yellow flowers in a summer glowing field
Is het gras groener ergens anders? Is het gras hier soms niet groen genoeg?

Hints & Tips

In de blog zelf staan al een paar belangrijke vragen die kunnen helpen inzicht te geven of verandering voor jou iets positiefs zou betekenen.

Wie ben je eigenlijk en wat wil je nog in die komende 20+ jaar? En daarna?

Ben jij vandaag wie je wil zijn en doe je wat je wilt doen? 

Mag jij kiezen voor jezelf? Doe je dat ook?

Testje

Om nog een beter idee te krijgen over waar jij vandaag staat ten opzichte van een mogelijke verandering nodig ik je uit de stellingen hieronder te lezen. Schaal je antwoorden in met een score tussen 1 en 5.

1 = echt niet waar en 5 = helemaal waar

Vraag 1: Ik ben tevreden met hoe mijn leven nu is.

Vraag 2: Als ik me een toekomst voorstel waar ik gewoon blijf doen wat ik al doe, tot mijn pensioen (of een andere relevante mijlpaal), is dat helemaal prima voor mij.

Vraag 3: Als ik wat ik vandaag doe helemaal moet veranderen, hypothetisch en door omstandigheden,  dan zou ik mijn loopbaan-leven toch wel anders inrichten.

Vraag 4: Ik wil wel veranderen maar ik weet niet hoe of waar te beginnen.

Vraag 5: Als ik mijn leven zoals het nu is gewoon op z’n beloop laat dan word ik niet wie ik eigenlijk wil zijn en ook diep van binnen weet wie ik kán zijn.

De antwoorden op de stellingen hierboven laat ik voor zichzelf spreken. Jij bent tenslotte expert in jouw leven en kunt het beste weten of verandering nodig is of niet.  Veranderen is altijd mogelijk maar niet altijd gemakkelijk. In eerste instantie gebeurt verandering vaak innerlijk, is het een verandering van perspectief. Van daaruit groeit het naar de uiting ervan in de wereld om ons heen. En zo doet verandering leven.